1.1 - Spécifications technologiques

• Application client/serveur avec base de données sur Microsoft SQL Server
• Développement avec les technologies les plus modernes de Microsoft™ (langage C#, .NET 4.5, WPF, WCF, etc...)
• Puissance, convivialité et ergonomie assurées

• Sécurisation forte de la base de données grâce à WCF et à MSSQL Server
• Sécurisation des accès par système d'authentification, de droits et de rôles accordés aux utilisateurs (sécurisation de premier niveau) avec inscription de tout accès à l'application sur fichiers log séparés de la base de données
• Sécurisation de deuxième niveau pour toute modification de données avec inscription des modifications dans des fichiers séparés pour constituer les pistes d'audit (audit trials)
• Sécurisation de troisième niveau pour l'accès aux données et documents sensibles
• Système de backup (sauvegarde de la base de données) systématique et automatisé

• Disponibilité d'une documentation complète et détaillée de l'application
• Existence de procédures pas à pas pour les fonctionnalités importantes de l'application

2.1 - Conformité de l'application aux normes et référentiels pharmaceutiques

• Bonnes Pratiques de Distribution – Union Européenne
• Réglementations nationales en matière d'importation et de distribution de produits pharmaceutiques

• Contrôles automatiques de la saisie et du traitement exacts des données
• Authentification électronique des utilisateurs par le système pour toute modification de données importantes
• Signature authentifiée pour toute donnée sensible (par exemple : libération de lots de produits, retraits de lot, …)
• Affichage en clair et édition papier éventuels, par l'Administrateur de l'application, de toutes les données enregistrées dans l'application

• Gestion par lot des produits distribués
• Traçabilité des lots de produits assurée par N° et par codification à partir du moment de la réception (à défaut, le système alloue automatiquement un n° de lot et un code)
• Prise en charge des opérations de contrôles qualité des lots de produits

3.1 - Adaptation aux entreprises de production pharmaceutique

• OLS – CP s'adapte à toute entreprise de production pharmaceutique pour prendre en charge la commercialisation des produits fabriqués
• Pour les entreprises qui disposent de l'application OLS – P2, le transfert automatique des produits finis est assuré entre les deux modules (tout comme OLS – CP, OLS – P2 est un module de la suite logiciel OLS – PHARMA développée par OL Solutions).
• Calcul automatique, à partir des P.C.S.U. (ou des coûts de production), des prix de vente suivant réglementation en vigueur

• OLS – CP s'adapte à toute entreprise assurant totalement ou partiellement une activité d'importation
• Gestion des achats à l'import
• Gestion des dossiers transit-dédouanement-transport
• Calcul automatique, à partir des prix F.O.B. des prix de vente suivant réglementation en vigueur
• Prise en compte des notions de marge grossiste rétrocédée et de prix grossiste pour la distribution en direction des grossistes-répartiteurs

• OLS – CP s'adapte à toute entreprise assurant une activité de grossiste-répartiteur (distribution en gros)
• Gestion des achats locaux

• Gestion du fichier produit (catégories, quantité mini et délai d'approvisionnement, niveau de réapprovisionnement, etc…) ainsi que des fichiers de lots produits reçus
• Gestion des contrats d'achat, des bons de commande et des demandes d'offres à fournisseurs. Achat locaux et à l'import en multi devise
• Réceptions des produits commandés ou hors commande. Réception par lot et par état du produit (sain, avarié). Comparatif commandé/reçu. Calcul automatique des prix de revient.
• Suivi des paiements fournisseurs

• Possibilité d'assujettir ou non les produits commercialisés au contrôle de qualité
• Procédures de contrôle qualité, de quarantaine électronique et de libération de lot applicables aux produits assujettis et s'exécutant sous la responsabilité de personnel disposant de droits d'accès appropriés
• Quarantaine électronique automatique à la réception pour tout lot de produit assujetti au contrôle de qualité
• Quarantaine électronique automatique et notification système pour tout lot de produit périmé

• Gestion des entrées/sorties produits. Édition automatique des fiches de stock
• Gestion des inventaires
• Notification système automatique pour tout produit en dessous du stock de sécurité
• Gestion en multi-magasins des emplacements et des adresses de stockage
• Gestion des déplacements de produits d'une adresse de stockage à une autre

• Gestion des prévisions de vente
• Gestion des offres (devis, pro formas) et des contrats de ventes
• Traitement des commandes clients avec suivi individualisé des étapes du traitement (préparation commande, extraction des stocks, contrôle commande, etc…)
• Gestion automatisée des déstockages de produits à partir des emplacements de stockage. Gestion des livraisons et des livraisons partielles avec édition des bons de livraison
• Gestion de la facturation et de la facturation spéciale (factures d'acompte, de réservation client, de livraison gratuite, etc…)
• Suivi des paiements clients
• Édition des situations financières des clients et des états de créances clients
• Gestion des relances clients et des recouvrements

• Gestion des retours produits
• Gestion de la réintégration physique des stocks
• Émission des factures d'avoir et des bulletins de retour

• Gestion des expéditions de marchandises livrées aux clients
• Gestion du fichier transporteurs et des transports de marchandises

• Saisie et traitement in extenso des commandes clients
• Traitement des quantités non honorées comme des reliquats sur commande à gérer
• Information automatique des clients par mail lorsque les produits redevienne disponibles (pour suite à donner)

• Gestion des réservations de produits pour les clients
• Annulation manuelle ou automatique des réservations produit en fin de période de réservation

• Prise en charge de quota de distribution pour les produits sous tension
• Gestion individualisée des produits soumis à quota lors du traitement des commandes clients

• Prise en charge des promotions de produits à la vente
• Gestion individualisée des produits soumis à promotion lors du traitement des commandes clients

• Gestion des réclamations clients, description des réclamations et des traitements y afférant
• Système de vérification par signature authentifiée de l'autorité en charge du contrôle du traitement des réclamations

• Traitement automatique des rappels et retraits de lots de produits non conformes
• Saisine automatique, par SMS, courrier ou Mail, des clients concernés par le retrait des lots

• Divers états et rapports éditables en sortie du système (journaux des achats et des ventes, état 104, états des ventes paramétrables (mensuels, trimestriels, par produit, par client, etc…)
• Divers états statistiques selon besoins du client
• Éditeur de rapports fournit pour la personnalisation des états suivant les besoins des utilisateurs